Chapter Admin kézikönyv

1. Bevezetés

Ez a kézikönyv a tagnyilvántartó rendszert a Chapter Admin szemszögéből mutatja be — azaz annak az elnöknek vagy titkárnak a szemszögéből, aki a saját Chaptere tagadataiért felel. Mindent lefed, amit egy Chapter Admin láthat és tehet: a Chapter tagjainak kezelését, a Chapter adatainak naprakészen tartását és e-mailek küldését a tagoknak. A teljes rendszer adminisztrációját (tagsághosszabbítási folyamat, felhasználói fiókok, statisztikák, auditnapló) az European Board végzi; ezt külön az adminisztrátori kézikönyv írja le.

A portál egy németországi dedikált szerveren fut, és megfelel az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR). A tagok minden adata az Európai Unión belül marad.

2. Bejelentkezés & jelszó

Első bejelentkezés

Szokásos bejelentkezés

Adja meg e-mail-címét és jelszavát a members.blue-knights.eu oldalon. A munkamenetek 1 óra inaktivitás után automatikusan lejárnak; amíg aktív, a munkamenet 5 percenként automatikusan meghosszabbodik.

Kétlépcsős azonosítás (2FA)

A 2FA nem kötelező, de ajánlott; a My Profile oldalon kezelhető (lásd a 9. fejezetet).

Elfelejtett jelszó

Kijelentkezés

Kattintson a bal oldalsáv alján található "Sign out" gombra. Minden be- és kijelentkezés — a sikertelen bejelentkezési kísérleteket is beleértve — a GDPR-nak megfelelően bekerül az auditnaplóba.

3. Navigáció & felső sáv

Felső sáv

A képernyő tetején lévő sötétkék sáv élő statisztikákat mutat, amelyek 30 másodpercenként frissülnek:

Bal oldalsáv

A bal oldali navigációs sáv összecsukható csoportokba rendeződik. Chapter Adminként szűkített menüt lát:

• MAIN – Dashboard, Members
• INVENTORY – Items, Sales, Yearly Report, Stocktake
• FINANCE – Cash Book
• PERSONAL – My Profile
• HELP & SUPPORT – Help & Docs, Support & Contact, Changelog

Az adminisztrációs eszközök (Statistics, Renewal, Users, Audit Log és hasonlók) csak a Super Admin, Board Member és Treasurer fiókok számára láthatók.

Fordítás a böngészőben

A portál felülete angol nyelvű. Ha a saját nyelvére szeretné fordítani, kattintson jobb gombbal bárhol az oldalon, és válassza a "Lefordítás magyar nyelvre" lehetőséget (Chrome, Edge), vagy használja a címsor fordítás gombját (Safari).

Verzió & rendszerinformációk

Minden oldal láblécében látható a portál aktuális verziója. A verziószámra kattintva megnyílik egy ablak a verzió- és szerveradatokkal.

4. Irányítópult CHAPTER_ADMIN

Az irányítópult (Dashboard) a bejelentkezés utáni első oldal, amely gyors áttekintést ad a saját Chapteréről.

• A Chapter neve és országa, gyorshivatkozásokkal a tagkezeléshez, az e-mailekhez és a tagkártyákhoz
• A Chapter tagjainak teljes száma
• Az EC-díj befizetési állapota a tárgyévre (befizetve / hátralékban)
• A tagok megoszlása státusz szerint és a tagok átlagéletkora
• Közelgő születésnapok widget, a saját Chapterre szűkítve
• Tagsági évfordulók widget, a saját Chapterre szűkítve (lásd alább)

Születésnapi emlékeztető widget

• Az aznap születésnapjukat ünneplő tagok aranyszínnel kiemelve jelennek meg; alattuk a közelgő (7 napon belüli) születésnapok láthatók
• A rendszer minden reggel 08:00-kor automatikusan üdvözlő e-mailt küld a tagnak, és értesíti a Chapter tisztségviselőit
• Az emlékeztető csak akkor jelenik meg, ha a születési dátum ki van töltve

Tagsági évfordulók widget

Kiemeli a Chapter azon tagjait, akik az adott naptári évben kerek tagsági évfordulót érnek el — 10, 15, 20, 25, 30, 40 vagy 50 évet — a Member Since mezőben szereplő év, vagy ha ki van töltve, a Joined (exact date) mezőben szereplő pontos dátum alapján számítva.

2026 augusztusa óta a legtöbb tagnál rendelkezésre áll az amerikai központból importált pontos belépési dátum. Ez a meglévő éves összesítő mellett napra pontos emlékeztetőket is lehetővé tesz:

• A pontos belépési dátummal rendelkező tagoknál az irányítópult kártyája ezt a dátumot mutatja; emlékeztető e-mailt kap magán az évfordulón, és már 3 nappal korábban is — ugyanolyan ütemben, mint a fenti születésnapi emlékeztető. A tag az évforduló napján automatikusan üdvözlő e-mailt is kap, ha az e-mail-címe szerepel a rendszerben.
• A pontos dátum nélküli (csak évszámmal rendelkező) tagokra továbbra is a meglévő összesítő vonatkozik: minden évben január 1-jén automatikusan e-mailt kap a Chapter adott évi tagsági évfordulóinak listájával — maga az ünnepelt tag ezt az e-mailt nem kapja meg
• A Chapter évfordulólistája az irányítópultról CSV vagy PDF formátumban letölthető

5. Az Ön Chaptere CHAPTER_ADMIN (saját Chapter)

A Chapter adatlapját az irányítópult gyorshivatkozásain keresztül éri el (4. fejezet).

Chapter adatai & szerkesztés

A Chapter adatlapja a következőket mutatja: logó, a Chapter adatai, elérhetőség & cím, az adatfeldolgozási megállapodás állapotát jelző sáv és a tisztségviselők kártyája (President, Vice President, Secretary, Treasurer, Director, Past President, ebben a sorrendben). Az "Edit chapter" gombra kattintva frissítheti a logót, az általános adatokat és a címet.

Adatfeldolgozási megállapodás (DPA)

A Chapternek a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozási megállapodást kell aláírnia a Chapter (adatkezelő) és az European Webmaster (adatfeldolgozó) között. A DPA-oldal a teljes jogi szöveget mutatja — beleértve azt is, hol tárolják az adatokat és mely további adatfeldolgozókat vesznek igénybe —, alatta pedig a digitális aláírást: az elnök teljes neve, egy megerősítő jelölőnégyzet és a "Sign DPA digitally" gomb. Aláírás után a Chapter adatlapja zöld visszaigazolást mutat az aláíró nevével és a dátummal.

Banki / SEPA-adatok

A Chapter elmentheti a saját banki adatait — a számlatulajdonos nevét, az IBAN-t, a BIC-et és a megbízási hivatkozást. Ezek a Chapter saját nyilvántartását szolgáló referenciaadatok; függetlenek az European Board központilag kezelt bankszámlájától, amelyre a tagsághosszabbítási díjak érkeznek. A portálon sehol nem tárolnak kártyaadatokat, és nem dolgoznak fel fizetéseket.

6. Tagok CHAPTER_ADMIN (saját Chapter)

Taglista

Taglista kereséssel, szűrőkkel és csoportos műveletekkel

Automatikusan csak a saját Chaptere tagjait látja. A lista a következőket kínálja:

• Keresés – név vagy e-mail-cím alapján
• Szűrők – státusz, tisztség és kártyaigény (műanyag kártyát kér / csak digitális)
• Rendezés – kattintson egy oszlopfejlécre (Name, Status, Officer)
• Kijelölés & csoportos e-mail – jelölje ki a tagokat a jelölőnégyzetekkel, és küldjön csoportos e-mailt (lásd alább)
• Exportok – taglista PDF vagy CSV formátumban, export a műanyag kártyák megrendeléséhez, valamint ICS-naptárexport a születésnapokról és tagsági évfordulókról

Tag felvétele

Kattintson a "+ Add member" gombra. Kötelező: vezetéknév, keresztnév, születési dátum, e-mail-cím (a Chapter rögzítetten a sajátja). Nem kötelező: becenév, státusz (alapértelmezés: Regular), tisztség, mobiltelefon, egyéb telefon és cím. Új tag felvétele nem lehetséges, amíg az adott évre tagsághosszabbítási zárolás van érvényben (ez az European Board által kezelt, a teljes rendszerre kiterjedő zárolás — lásd az adminisztrátori kézikönyvet).

Tag adatai & digitális kártya

Megjeleníti a tag fényképét, státusz- és tisztségjelvényeit, valamint elérhetőségeit. A digitális tagkártyán szerepel: a név (becenévvel, ha meg van adva), Member Since, Chapter, Status, Member No. (BK-tagszám) és BKEC-ID (a rendszer belső azonosítója) — valamint egy QR-kód, amely egy nyilvános ellenőrző oldalra vezet. A "Send" gomb e-mailben elküldi a kártyát a tagnak, ha az e-mail-címe szerepel a rendszerben; a kártya PDF-ként is letölthető. Ha ismert, a pontos belépési dátum is megjelenik "Joined (exact date)" néven — lásd a 4. fejezet Tagsági évfordulók widgetjét. Lásd még a Help & Docs oldalon a Digital Membership Card útmutatót.

Tag szerkesztése

Tagsági szakasz: Chapter, státusz, tisztség, foglalkoztatási állapot (Active/Retired), Member Since, Joined (exact date), érvényes hosszabbítási év és BK-tagszám, valamint az "Insists on plastic membership card" jelölőnégyzet — alapértelmezés szerint minden tag digitális kártyát kap. Emellett a személyes adatok, valamint az elérhetőség & cím szakasz (a mobiltelefon mezővel együtt), továbbá fénykép feltöltése.

Tag előzményei

Minden tag adatlapján van egy hivatkozás a History fülre, amely az adott tag teljes auditnapló-előzményeit mutatja — dátum/idő, művelet, ki végezte a módosítást és mi változott.

Önkiszolgáló adatfrissítés (tagok)

A Chapter tagjai fiók és jelszó nélkül maguk is frissíthetik elérhetőségeik egy részét a /my-data oldalon. Megadják a nyilvántartott e-mail-címüket, és kapnak egy — 30 percig érvényes — hivatkozást, amely igazolja, hogy hozzáférnek a postafiókhoz. A hivatkozáson keresztül módosíthatják: becenév, utca, utca 2, település, megye/régió, irányítószám, telefon és mobil. Ezenkívül feltölthetik vagy lecserélhetik tagsági fényképüket (JPG, PNG vagy WebP, max. 5 MB); az új fénykép azonnal mentésre kerül, a „Save changes” gombtól függetlenül.

• A tagság szempontjából lényeges mezők — státusz, tisztség, Member Since / Joined (exact date), tagszám és maga az e-mail-cím — szándékosan ki vannak zárva, és az Ön (vagy a Super Admin) kezelésében maradnak.
• Annak érdekében, hogy ne derüljön ki, mely e-mail-címek szerepelnek a rendszerben, a kérelmező oldal mindig ugyanazt az általános visszaigazolást mutatja, függetlenül attól, hogy talált-e egyező tagot.
• Az önkiszolgáló módosítások a tag History fülén MEMBER_SELF_EDIT (fényképmódosítások: MEMBER_SELF_PHOTO) műveletként jelennek meg; mivel a módosítás mögött nincs adminisztrátori munkamenet, szerkesztőként a tag saját e-mail-címe látható.

E-mail küldése a tagoknak

Hírlevél

A COMPASS-ban érvényes e-mail-címmel rendelkező összes tag automatikusan megkapja a Blue Knights European Conference hírlevelét. A tagok e-mail-címének COMPASS-ban történt módosításai éjszaka átkerülnek a hírlevél terjesztési listájára – ezért az e-mail-címeket kérjük, csak itt javítsa. A tagok bármikor leiratkozhatnak az egyes hírlevelek végén található linken keresztül; leiratkozás után a rendszer nem iratkoztatja fel őket automatikusan újra.

7. Készletnyilvántartás CHAPTER_ADMIN (saját Chapter)

A Chapter készletnyilvántartása a Chapter raktáron lévő fizikai tételeit tartja nyilván — mellényeket, felvarrókat, kitűzőket és hasonló ajándéktárgyakat — a tagadatoktól elkülönítve. Használata nem kötelező: ha a Chapter nem árusít és nem tart nyilván ilyen tárgyakat, egyszerűen nem használja.

Ha a Chapternek van Quartermastere, ő ugyanolyan teljes olvasási és írási joggal rendelkezik ezen a készletoldalon, mint Ön — a tételek, eladások és leltárak közösek, nincsenek tisztségviselők szerint szétosztva. A Quartermaster nem fér hozzá a pénztárkönyvhöz.

Tételek & kategóriák

A Chapter készlete — tételek kategóriával, készlettel és árakkal

Az Items lista a Chapter készletének minden tételét mutatja kategóriával, leírással, mérettel és aktuális készlettel. Új tétel felvételéhez kattintson a "New Item" gombra: név, kategória (a Chapter saját listájából, amelyet a "Manage Categories" gombbal kezelhet), leírás, méret, beszerzési ár és eladási ár (mindkettő EUR-ban, mindkettő nem kötelező).

Tétel szerkesztése & készletfeltöltés

Nyisson meg egy tételt a kategória, a leírás, a méret, a beszerzési ár, az eladási ár és a készlet (aktuális mennyiség) módosításához. Nincs külön lépés a szállítás rögzítésére — új áru érkezésekor egyszerűen írja át a készlet mezőt az új összmennyiségre. A tétel adatlapja az eladási előzményeket is mutatja, ahol minden korábbi eladás címzettje, mennyisége és ára közvetlenül szerkeszthető.

Eladás rögzítése

Kattintson a tétel melletti "Sell" gombra — a listában vagy a tétel adatlapján — az eladási űrlap megnyitásához: mennyiség, egységenkénti eladási ár (EUR), vevő és dátum. Mentéskor a készlet az eladott mennyiséggel csökken, az eladás pedig bekerül a tétel eladási előzményei közé.

Leltár

Leltárlista tételenkénti készletértékkel és végösszeggel

Referencialista a fizikai leltározáshoz: minden tétel kategóriával, mérettel, aktuális készlettel, egységenkénti beszerzési és eladási árral, valamint az ezekből számított készletértékkel (készlet × beszerzési ár), végösszeggel. Ezzel a listával összevetheti a rendszerben nyilvántartott mennyiséget azzal, ami ténylegesen a polcon van.

Éves kimutatás

Válasszon egy évet, és kattintson a "Show" gombra, hogy lássa a Chapter készletének adott évi összes beszerzését, összes eladását és a különbséget (nyereség vagy veszteség). A "CSV Export" gombbal letöltheti a számokat.

8. Pénztárkönyv CHAPTER_ADMIN (csak olvasás, saját Chapter)

A pénztárkönyv a Chapter házipénztárának elektronikus nyilvántartása — ez az a készpénz, amelyet a pénztáros (Treasurer) a Chapter bankszámlájától elkülönítve kezel a kisebb, előre nem tervezett kiadásokra. A Chapter éves belső pénztárellenőrzését szolgálja; használata nem kötelező, és szigorúan elkülönül a Készletnyilvántartás modultól (7. fejezet).

Chapter Adminként csak olvasási hozzáférése van a Chapter pénztárkönyvéhez: megtekintheti a ciklusokat, a bejegyzéseket és az egyenlegeket, és exportálhatja az adatokat, de semmit sem vehet fel, sztornózhat vagy javíthat. Teljes hozzáféréssel — bejegyzések rögzítése, javítások, ciklusok lezárása — csak a Chapter pénztárosa és a Super Admin rendelkezik.

Ciklusok

A pénztárkönyv bejegyzései nem naptári évek, hanem ciklusok szerint csoportosulnak, mivel a Chapter pénztári éve a Chapter egyik éves közgyűlésétől a következőig tart. A Chapter pénztárosa (vagy a Super Admin) új ciklust nyit megnevezéssel (pl. "2026/27"), kezdő és záró dátummal, valamint nyitó egyenleggel — az előző ciklusból áthozott készpénzzel. Idővel több ciklus is létezhet; a Cycle legördülő menüvel válthat közöttük, és mindegyiket megtekintheti.

Bejegyzések megtekintése

Pénztárkönyv — bejegyzések bevételekkel, kiadásokkal és folyó egyenleggel

Kiválasztott ciklus esetén minden bejegyzésnél látja a dátumot, a leírást, a típust (Expense = kiadás, Income = bevétel) és az összeget. Minden bejegyzés automatikus sorszámot kap {ciklus}-{szám} formátumban, pl. 2026/27-001 — ezt a számot írja rá a pénztáros a papíralapú bizonylatra, hogy az ellenőrzéskor hozzá lehessen rendelni. A kiadások csökkentik, a bevételek növelik a folyó egyenleget; a Balance oszlop mindig az adott bejegyzés utáni egyenleget mutatja.

Ciklus lezárása

Amikor egy ciklus pénztárellenőrzése befejeződött, a pénztáros vagy a Super Admin lezárja a ciklust. A lezárt ciklus véglegesen csak olvashatóvá válik — többé nem lehet hozzá bejegyzést felvenni, sztornózni vagy javítani —, így ellenőrzési dokumentumként megmarad. A következő időszakra új ciklus indul, amelynek nyitó egyenlege az előző ciklus záró egyenlege.

CSV-export

Kattintson az "Export CSV" gombra a kiválasztott ciklus teljes bejegyzéslistájának letöltéséhez — a nyitó egyenleg sorával és az egyes bejegyzések utáni folyó egyenleggel — saját nyilvántartásához vagy az ellenőrök számára. A Corrections oszlop minden naplózott leírás-javítást felsorol. A fájl közvetlenül megnyílik Excelben (pontosvessző elválasztó, tizedesvessző).

9. Saját profil CHAPTER_ADMIN

Jelszó módosítása

Kétlépcsős azonosítás

Kattintson az "Enable 2FA" gombra, olvassa be a QR-kódot hitelesítő alkalmazásával (pl. Google Authenticator, Authy), és erősítse meg egy 6 jegyű kóddal. Bekapcsolás után elérhető a "Disable 2FA" gomb, megerősítő kérdéssel.

Naptárcsatorna

Kattintson a "Generate calendar link" gombra, hogy létrehozzon egy személyes, előfizethető naptárcsatornát a Chapter tagjainak születésnapjaival és tagsági évfordulóival. A taglistáról elérhető egyszeri CSV/PDF/ICS letöltéssel szemben az a naptáralkalmazás, amely előfizet erre a hivatkozásra — az "Open in default calendar app (webcal://)" hivatkozással, vagy a kimásolt URL naptár-előfizetésként való hozzáadásával —, magától rendszeresen ellenőrzi, így automatikusan naprakész marad.

A "Copy" gombbal kimásolhatja a hivatkozást, hogy beillessze egy naptáralkalmazásba, a "Revoke link" gombbal pedig érvénytelenítheti; az a naptáralkalmazás, amely még egy visszavont hivatkozásra van előfizetve, nem kap több frissítést, amíg új hivatkozás nem készül.

10. Támogatás & kapcsolat CHAPTER_ADMIN

Egyszerű kapcsolatfelvételi űrlap hiba bejelentéséhez, új funkció kéréséhez vagy kérdés feltevéséhez: név és e-mail-cím, kategória, tárgy és üzenet. Beküldéskor jegy jön létre az European Board Support Tickets postafiókjában, és megjelenik egy visszaigazoló képernyő.

11. Súgó & dokumentáció MINDEN SZEREPKÖR

A Help & Docs oldal hozzáférést biztosít a portál teljes, kategóriákba rendezett dokumentációjához:

• Manual – ez a dokumentum és a GDPR Position Statement
• Use Cases – lépésenkénti útmutatók konkrét feladatokhoz (tag felvétele, tag szerkesztése, e-mail küldése, a digitális tagkártya, törlési kérelmek és egyebek)

Help & Docs — dokumentumkategóriák

Minden csempe új böngészőlapon nyitja meg a dokumentumot.

12. Változásnapló CHAPTER_ADMIN

A portálon élesített változások élő, automatikusan generált idővonala, közvetlenül a szerver verzióelőzményeiből: leírás, dátum, commit-hivatkozás és szerző; a legújabb bejegyzés LATEST jelölést kap.