Посібник Chapter Admin

1. Вступ

Цей посібник описує систему управління членством з погляду Chapter Admin — президента або секретаря, відповідального за дані членів власного Chapter. Він охоплює все, що Chapter Admin може бачити й робити: керування членами вашого Chapter, оновлення даних Chapter і надсилання листів членам. Адміністрування всієї системи (процес поновлення членства, облікові записи користувачів, статистика, журнал аудиту) здійснює European Board; його описано окремо в посібнику адміністратора.

Портал працює на виділеному сервері в Німеччині та відповідає Загальному регламенту захисту даних (GDPR). Усі дані членів залишаються в межах Європейського Союзу.

2. Вхід & пароль

Перший вхід

Звичайний вхід

Введіть адресу електронної пошти та пароль на members.blue-knights.eu. Сеанси автоматично завершуються після 1 години бездіяльності; поки ви активні, сеанс автоматично подовжується кожні 5 хвилин.

Двофакторна автентифікація (2FA)

2FA не є обов'язковою, але рекомендована; нею керують у My Profile (див. розділ 9).

Забутий пароль

Вихід

Натисніть "Sign out" унизу лівої бічної панелі. Усі входи та виходи — зокрема невдалі спроби входу — реєструються в журналі аудиту відповідно до GDPR.

3. Навігація & верхня панель

Верхня панель

Темно-синя панель угорі екрана показує статистику в реальному часі, що оновлюється кожні 30 секунд:

Ліва бічна панель

Навігаційна панель ліворуч поділена на групи, які можна згортати. Як Chapter Admin ви бачите скорочене меню:

• MAIN – Dashboard, Members
• INVENTORY – Items, Sales, Yearly Report, Stocktake
• FINANCE – Cash Book
• PERSONAL – My Profile
• HELP & SUPPORT – Help & Docs, Support & Contact, Changelog

Інструменти адміністрування (Statistics, Renewal, Users, Audit Log тощо) бачать лише облікові записи Super Admin, Board Member і Treasurer.

Переклад у браузері

Інтерфейс порталу англійською мовою. Щоб перекласти портал своєю мовою, клацніть правою кнопкою миші будь-де на сторінці й виберіть "Перекласти українською" (Chrome, Edge) або скористайтеся кнопкою перекладу в адресному рядку (Safari).

Версія & системна інформація

У нижньому колонтитулі кожної сторінки вказано поточну версію порталу. Клацніть номер версії, щоб відкрити вікно з інформацією про версію та сервер.

4. Панель керування CHAPTER_ADMIN

Панель керування (Dashboard) — перша сторінка після входу; вона дає швидкий огляд вашого Chapter.

• Назва та країна Chapter зі швидкими посиланнями на керування членами, листи та членські квитки
• Загальна кількість членів вашого Chapter
• Стан оплати внеску EC за поточний рік (сплачено / заборгованість)
• Розподіл членів за статусом і середній вік членів
• Віджет «Найближчі дні народження», обмежений вашим Chapter
• Віджет «Ювілеї членства», обмежений вашим Chapter (див. нижче)

Віджет нагадувань про дні народження

• Члени, у яких сьогодні день народження, виділені золотим кольором; найближчі дні народження (протягом 7 днів) наведено нижче
• Щоранку о 08:00 система автоматично надсилає члену вітальний лист і сповіщає посадових осіб Chapter
• Щоб нагадування з'явилося, має бути внесено дату народження

Віджет «Ювілеї членства»

Виділяє членів вашого Chapter, які в поточному календарному році відзначають круглий ювілей членства — 10, 15, 20, 25, 30, 40 або 50 років — розрахований за роком у полі Member Since або, якщо заповнено, за точною датою в полі Joined (exact date).

З серпня 2026 року для більшості членів доступні точні дати вступу, імпортовані зі штаб-квартири в США. Це дає змогу, крім наявного річного зведення, надсилати нагадування з точністю до дня:

• Для членів із точною датою вступу картка на панелі керування показує цю дату; лист-нагадування ви отримуєте в сам день ювілею і вже за 3 дні до нього — у тому ж ритмі, що й нагадування про дні народження вище. Член також автоматично отримує вітальний лист у цей день, якщо його адресу електронної пошти внесено.
• Члени без точної дати (лише рік) і надалі охоплені наявним зведенням: щороку 1 січня ви автоматично отримуєте лист зі списком ювілеїв членства вашого Chapter на рік — сам ювіляр цього листа не отримує
• Список ювілеїв вашого Chapter можна завантажити з панелі керування у форматі CSV або PDF

5. Ваш Chapter CHAPTER_ADMIN (власний Chapter)

До сторінки з даними свого Chapter ви переходите через швидкі посилання на панелі керування (розділ 4).

Дані Chapter & редагування

Сторінка з даними Chapter показує: логотип, інформацію про Chapter, контакти & адресу, банер зі станом угоди про обробку даних і картку посадових осіб (President, Vice President, Secretary, Treasurer, Director, Past President, у такому порядку). Натисніть "Edit chapter", щоб оновити логотип, загальну інформацію та адресу.

Угода про обробку даних (DPA)

Ваш Chapter має підписати угоду про обробку даних відповідно до ст. 28 GDPR між Chapter (контролером) і European Webmaster (обробником). Сторінка DPA показує повний юридичний текст — зокрема де зберігаються дані та які субобробники залучені, — а під ним цифровий підпис: повне ім'я президента, прапорець підтвердження та кнопка "Sign DPA digitally". Після підписання сторінка з даними Chapter показує зелене підтвердження з ім'ям підписанта та датою.

Банківські дані / SEPA

Ваш Chapter може зберігати власні банківські реквізити — власника рахунку, IBAN, BIC і номер мандата. Це довідкові дані для власного обліку Chapter; вони не пов'язані з банківським рахунком European Board, на який надходять платежі за поновлення членства і яким керують централізовано. Ніде на порталі не зберігаються дані карток і не обробляються платежі.

6. Члени CHAPTER_ADMIN (власний Chapter)

Список членів

Список членів із пошуком, фільтрами та груповими діями

Ви автоматично бачите лише членів власного Chapter. Список підтримує:

• Пошук – за ім'ям або адресою електронної пошти
• Фільтри – статус, посада та вибір квитка (пластиковий квиток / лише цифровий)
• Сортування – клацніть заголовок стовпця (Name, Status, Officer)
• Вибір & масова розсилка – позначте членів прапорцями та надішліть масовий лист (див. нижче)
• Експорт – список членів у PDF або CSV, експорт для замовлення пластикових квитків і експорт календаря ICS з днями народження та ювілеями членства

Додавання члена

Натисніть "+ Add member". Обов'язково: прізвище, ім'я, дата народження, електронна пошта (Chapter зафіксовано на вашому). Необов'язково: псевдонім, статус (за замовчуванням Regular), посада, мобільний телефон, інший телефон і адреса. Додавання членів заблоковано, поки на рік діє заморожування поновлень (загальносистемне заморожування, яким керує European Board, — див. посібник адміністратора).

Дані члена & цифровий квиток

Показує фото члена, значки статусу й посади та контактні дані. Цифровий членський квиток містить: ім'я (з псевдонімом, якщо його вказано), Member Since, Chapter, Status, Member No. (членський номер BK) і BKEC-ID (внутрішній ідентифікатор системи) — а також QR-код, що веде на публічну сторінку перевірки. Кнопка "Send" надсилає квиток члену електронною поштою, якщо його адресу внесено; квиток також можна завантажити як PDF. Якщо відомо, показується й точна дата вступу як "Joined (exact date)" — див. віджет «Ювілеї членства» в розділі 4. Див. також посібник Digital Membership Card на сторінці Help & Docs.

Редагування члена

Розділ членства: Chapter, статус, посада, статус зайнятості (Active/Retired), Member Since, Joined (exact date), чинний рік поновлення та членський номер BK, а також прапорець "Insists on plastic membership card" — за замовчуванням кожен член отримує цифровий квиток. Далі розділи особистих даних і контактів & адреси (разом із полем мобільного телефону) та завантаження фото.

Історія члена

Кожна сторінка з даними члена містить посилання на вкладку History, яка показує повну історію журналу аудиту для цього члена — дату/час, дію, хто вніс зміну і що саме змінено.

Самостійне оновлення даних (члени)

Члени вашого Chapter можуть самі оновити частину своїх контактних даних, без облікового запису та пароля, через /my-data. Вони вводять збережену адресу електронної пошти та отримують посилання — дійсне 30 хвилин, — яке підтверджує доступ до цієї поштової скриньки. Через посилання можна змінити: псевдонім, вулицю, вулицю 2, місто, область/регіон, поштовий індекс, телефон і мобільний. Також вони можуть завантажити або замінити своє фото учасника (JPG, PNG або WebP, макс. 5 МБ); нове фото зберігається одразу, незалежно від кнопки «Save changes».

• Поля, важливі для членства, — статус, посада, Member Since / Joined (exact date), членський номер і сама адреса електронної пошти — навмисно виключено; вони залишаються під вашим контролем (або контролем Super Admin).
• Щоб не розкривати, які адреси електронної пошти збережено, сторінка запиту завжди показує однакове загальне підтвердження, незалежно від того, чи знайдено відповідного члена.
• Самостійні зміни з'являються на вкладці History члена з дією MEMBER_SELF_EDIT (зміни фото: MEMBER_SELF_PHOTO); оскільки за зміною не стоїть сеанс адміністратора, як редактор показується власна адреса електронної пошти члена.

Надсилання листів членам

Розсилка новин

Усі члени з дійсною адресою електронної пошти в COMPASS автоматично отримують розсилку новин Blue Knights European Conference. Зміни адреси електронної пошти члена в COMPASS вночі переносяться до списку розсилки – тому виправляйте адреси електронної пошти лише тут. Члени можуть будь-коли відписатися за посиланням у кінці кожного листа розсилки; після відписки їх не буде автоматично підписано знову.

7. Інвентар CHAPTER_ADMIN (власний Chapter)

Інвентар Chapter обліковує фізичні товари, які ваш Chapter має на складі, — жилети, нашивки, значки та подібну атрибутику — окремо від даних членів. Користуватися ним не обов'язково: якщо ваш Chapter не продає і не обліковує таку атрибутику, ви просто ним не користуєтеся.

Якщо у вашому Chapter є Quartermaster, він має на цій сторінці Інвентаря такі самі повні права читання й запису, як і ви, — товари, продажі та інвентаризації спільні, а не розподілені між посадовими особами. Quartermaster не має доступу до касової книги.

Товари & категорії

Інвентар Chapter — товари з категорією, залишком і цінами

Список Items показує кожен товар в інвентарі вашого Chapter із категорією, описом, розміром і поточним залишком. Натисніть "New Item", щоб додати товар: назва, категорія (з власного списку Chapter, яким керують через "Manage Categories"), опис, розмір, ціна закупівлі та ціна продажу (обидві в EUR, обидві необов'язкові).

Редагування товару & поповнення запасу

Відкрийте товар, щоб змінити категорію, опис, розмір, ціну закупівлі, ціну продажу та залишок (поточну кількість). Окремого кроку для реєстрації поставки немає — коли надходить новий товар, просто змініть поле залишку на нову загальну кількість. Сторінка з даними товару також показує історію продажів, де для кожного попереднього продажу можна безпосередньо змінити одержувача, кількість і ціну.

Реєстрація продажу

Натисніть "Sell" поруч із товаром — у списку або на сторінці з даними товару, — щоб відкрити форму продажу: кількість, ціна продажу за одиницю (EUR), покупець і дата. Під час збереження залишок зменшується на продану кількість, а продаж додається до історії продажів товару.

Інвентаризація

Інвентаризаційний список із вартістю запасу для кожного товару та загальною сумою

Довідковий список для фізичної інвентаризації: кожен товар із категорією, розміром, поточним залишком, ціною закупівлі та продажу за одиницю і розрахованою з них вартістю запасу (залишок × ціна закупівлі), із загальною сумою. За цим списком порівнюйте те, що зареєстровано в системі, з тим, що фактично лежить на полиці.

Річний звіт

Виберіть рік і натисніть "Show", щоб побачити загальну суму закупівель, загальну суму продажів і різницю (прибуток або збиток) інвентаря вашого Chapter за цей рік. Кнопкою "CSV Export" завантажте дані.

8. Касова книга CHAPTER_ADMIN (лише читання, власний Chapter)

Касова книга — це електронний облік дрібної каси вашого Chapter — готівки, яку скарбник (Treasurer) зберігає окремо від банківського рахунку Chapter для дрібних непередбачених витрат. Вона призначена для щорічної внутрішньої перевірки каси вашого Chapter; її використання необов'язкове, і вона суворо відокремлена від модуля «Інвентар» (розділ 7).

Як Chapter Admin ви маєте доступ до касової книги свого Chapter лише для читання: ви можете переглядати цикли, записи й залишки та експортувати дані, але не можете нічого додавати, сторнувати чи виправляти. Повний доступ — внесення записів, виправлення та закриття циклів — мають лише скарбник вашого Chapter і Super Admin.

Цикли

Записи касової книги групуються не за календарними роками, а в цикли, оскільки касовий рік Chapter триває від одних щорічних загальних зборів вашого Chapter до наступних. Скарбник вашого Chapter (або Super Admin) відкриває новий цикл із назвою (наприклад, "2026/27"), датами початку й завершення та початковим залишком — готівкою, перенесеною з попереднього циклу. З часом циклів може бути кілька; за допомогою випадного списку Cycle ви перемикаєтеся між ними й переглядаєте кожен.

Перегляд записів

Касова книга — записи з надходженнями, витратами та поточним залишком

Після вибору циклу для кожного запису відображаються дата, опис, тип (Expense = витрата, Income = надходження) і сума. Кожен запис має автоматичний порядковий номер у форматі {цикл}-{номер}, наприклад 2026/27-001 — цей номер скарбник записує на паперовому документі, щоб під час перевірки його можна було зіставити із записом. Витрати зменшують поточний залишок, надходження його збільшують; стовпець Balance завжди показує залишок після відповідного запису.

Закриття циклу

Після завершення перевірки каси за цикл скарбник або Super Admin закриває цикл. Закритий цикл назавжди стає доступним лише для читання — до нього більше не можна додавати записи, сторнувати чи виправляти їх — і зберігається як документ для перевірки. Для наступного періоду відкривається новий цикл, початковим залишком якого є кінцевий залишок попереднього циклу.

Експорт CSV

Натисніть "Export CSV", щоб завантажити повний перелік записів вибраного циклу — разом із рядком початкового залишку та поточним залишком після кожного запису — для власного обліку або для ревізорів. Стовпець Corrections містить кожне зафіксоване виправлення опису. Файл відкривається безпосередньо в Excel (крапка з комою як роздільник, десяткова кома).

9. Мій профіль CHAPTER_ADMIN

Зміна пароля

Двофакторна автентифікація

Натисніть "Enable 2FA", відскануйте QR-код застосунком автентифікації (наприклад, Google Authenticator, Authy) і підтвердьте 6-значним кодом. Після ввімкнення доступна кнопка "Disable 2FA" із запитом на підтвердження.

Календарна стрічка

Натисніть "Generate calendar link", щоб створити особисту календарну стрічку з можливістю підписки, що містить дні народження та ювілеї членства членів вашого Chapter. На відміну від одноразового завантаження CSV/PDF/ICS зі списку членів, календарний застосунок, який підписується на це посилання — через посилання "Open in default calendar app (webcal://)" або додавши скопійовану URL-адресу як підписку на календар, — сам регулярно перевіряє її та автоматично залишається актуальним.

Кнопкою "Copy" скопіюйте посилання, щоб вставити його в календарний застосунок, а кнопкою "Revoke link" зробіть його недійсним; застосунок, який досі підписаний на відкликане посилання, перестає отримувати оновлення, доки не буде створено нове посилання.

10. Підтримка & контакт CHAPTER_ADMIN

Проста контактна форма, щоб повідомити про помилку, запропонувати нову функцію або поставити запитання: ваше ім'я та електронна пошта, категорія, тема й повідомлення. Після надсилання створюється заявка в поштовій скриньці Support Tickets European Board і показується екран підтвердження.

11. Довідка & документація УСІ РОЛІ

Сторінка Help & Docs надає доступ до всієї документації порталу, упорядкованої за категоріями:

• Manual – цей документ і GDPR Position Statement
• Use Cases – покрокові інструкції для конкретних завдань (додавання члена, редагування члена, надсилання листів, цифровий членський квиток, запити на видалення тощо)

Help & Docs — категорії документів

Кожна плитка відкриває документ у новій вкладці браузера.

12. Журнал змін CHAPTER_ADMIN

Автоматично створювана хронологія змін, розгорнутих на порталі, що оновлюється в реальному часі й береться безпосередньо з історії версій сервера: опис, дата, посилання на коміт і автор; найновіший запис позначено як LATEST.